Onnistunut kriisiviestintä vaatii myös some-osaamista

Kun lääkeyhtiö joutuu vetämään lääkkeitä pois markkinoilta, sen on tiedotettava asiasta lääkäreille, apteekeille ja lääkettä käyttäville potilaille. Kriisiviestintä ei kuitenkaan ole helppoa.

Hädän iskiessä ihmiset aukaisevat Googlen. Näin sanoo viestinnän kouluttaja, tietokirjailija Lilly Korpiola. Siksi sosiaalinen media ja viestien google-optimointi ovat avainasemassa kriisiviestinnässä, myös silloin, kun se koskee lääkealaa.

– Mediajulkisuus rakentuu nykyään niin, että perinteinen valtavirtamedia, sosiaalinen media ja hakukoneet muodostavat yhdessä digitaalisen julkisuuden. Hädän hetkellä ihmiset menevät tosi nopeasti hakemaan tietoa Googlesta, Korpiola sanoo.

Korpiola on paikalla keskustelemassa lääkealan kriisiviestinnästä yhdessä Orionin viestintäjohtaja Terhi Ormion ja Fimean johtajan Erkki Palvan kanssa.

He kaikki ovat nähneet, miten kriisitilanteissa viestinnässä voidaan onnistua – tai mokata kunnolla.

Kriisitilanteessa lääkealan toimijoiden täytyy ymmärtää, minkä teemojen ympärille keskustelut somessa organisoituvat. Teema voi olla esimerkiksi lääkkeen tai diagnoosin nimi.

Kun teemat ovat selvillä, ihmisten hätään on helpompi vastata ja kentälle voi tuoda rauhoittavan viestin.

Sikainfluenssan viestintä sössittiin täysin

Lilly Korpiolan mielestä klassinen esimerkki kriisiviestinnän epäonnistumisesta oli vuonna 2010, kun viranomaiset onnistuivat sössimään täydellisesti sikainfluenssaan liittyvän kriisiviestinnän.

Hätääntyneet ihmiset googlasivat tietoa termillä sikainfluenssa, mutta Terveyden ja hyvinvoinnin laitos käytti omassa viestinnässään virallista termiä A(H1N1).

Kun narkolepsiatapausten määrää nousi otsikoihin, viranomaiset yrittivät kieltää yhteyden rokotuksiin niin pitkään kuin mahdollista.

– Vähättelyn sijasta olisi pitänyt kertoa välittömästi kaikki, mitä asiasta tiedettiin. Tämä rapautti ihmisten luottamusta viranomaisiin, Korpiola sanoo.

Organisaatioviestinnässä tapahtuukin Korpiolan mukaan yhä paljon sitä, että keskustelu pyritään sammuttamaan.

– Jos ei osata olla keskustelussa kansalaisten kanssa, syntyy rokotefoorumeja, joissa spekuloidaan asioita, Korpiola varoittaa.

Vaikka rokotetiedottaminen ei liittynyt Fimeaan, Erkki Palva tunnistaa vastaavat tilanteet. Hän uskoo, että kriisitilanteissa kovin niukka tiedottamislinja synnyttää helposti virhetulkintoja ja spekulaatioita.

– Pitää kertoa, mitä seuraavaksi tehdään. Tämä vakuuttaa, että asia on viranomaisilla hoidossa.

Palva tunnustaa, ettei Fimea ole varautunut kovin aktiivisesti sosiaalisen median käyttöön kriisitilanteissa. Fimealla on käytössä Twitter, mutta sen tarkoituksena on toistaiseksi ollut tukea muuta viestintää tiedotuskanavana.

Kriisiviestintä ei tavoita kaikkia lääkäreitä

Jos lääkevalmiste vedetään pois markkinoilta esimerkiksi lääkeväärennösepäilyn takia, vastuu tiedotuksesta ja toimenpiteistä on ensisijaisesti myyntiluvan haltijalla eli käytännössä lääkeyrityksen vastuunalaisella johtajalla.

Merkittävissä poisvedoissa lääkeyritys saa apua lääkeviranomaisilta. Laajoja poisvetoja on nähty Suomessa esimerkiksi kovilla pakkasilla, kun insuliinivalmisteita on jäätynyt kuljetuksissa tukkukaupoista apteekkeihin.

Apteekkariliitto välittää viestin nopeasti kaikkiin Suomessa toimiviin lääkehuollon toimipisteisiin.

Kriisiviestinnässä vaikeinta on lääkäreiden tavoittaminen. Fimean sähköiset kanavat tavoittavat vain noin 80 prosenttia aktiivisesti ammattia harjoittavista lääkäreistä. Lääkeyrityksillä on omat tiedotuskanavansa.

Orion lähettää apteekkeihin, sairaaloihin ja lääkärikunnalle sähköiset kirjeet ja viestii potilaille tarvittaessa median kautta.

Orionin sähköiset kriisiviestit lääkäreille eivät nimestään huolimatta ohjaudu lääkäreiden puhelimiin tekstiviesteinä, vaan viesti tulostetaan Postin jakelukeskuksessa ja lähetetään maapostina.

Tällä keinolla viesti tavoittaa lääkärit pahimmillaan vasta monen päivän kuluttua.

Lilly Korpiola uskoo lääkäritiedottamisen sujuvan helpommin, kun diginatiivit nuoret pääsevät työelämään.

– Nuoret eivät lue painettua Hesaria, vaan katsovat aamulla ensimmäiseksi oman some-feedinsä. 26-vuotias sukulaispoikani val-mistui juuri lääkäriksi ja haluaa kaiken lääkeviestinnän digitaalisesti tai appseina.

Palva toivoo, että lääketurvallisuudesta vastaavilla viranomaisilla olisi lisäksi jokin keino tavoittaa markkinoilta poisvedettävien lääkkeiden käyttäjät yksilöidysti.

– Tällä hetkellä ainoa tapa tiedottaa potilaille on hankkia medianäkyvyyttä, jolloin viesti saattaa aiheuttaa turhaakin huolta. Emme ehdi tavoittaa kaikkia asianosaisia, ennen kuin väliin ehtii tulla virheellistä tietoa.

Niinpä poisvetotilanteissa apteekit ovat käyttäneet lukuisia työtunteja tavoittaakseen kaikki asiakkaat, joille poisvedettävää lääke-erää on jo toimitettu.

Kuningaskuluttaja ottaa yhteyttä

Lilly Korpiola arvioi, että moni lääkealan toimija ei ole päivittänyt kriisiviestinnän suunnitelmaansa nykyisen medialogiikan näkö-kulmasta.

– Jos yritys ei hoida kriisiviestintää, laukeaa aika nopeasti mainekriisi. Ihmisistä on tullut hirveän vaativia. Jos kansalaiset eivät saa tietoa heti, alkaa nousta vastayhteisöllisyys, jossa tiivistytään hetkeksi yhden asian vastustamiseen, Korpiola kuvailee.

Helposti syttyvä vastayhteisöllisyys tekee kriisiviestinnästä vaikeaa, koska kansalaisilla on tarve rangaista julkisuudessa mokaamisesta.

Terhi Ormio nyökkäilee: Orionissakin on huomattu kansalaisten ja median kärsimättömyys. Puolen vuoden sisällä kaikenlaiset kulut-tajakysymykset ovat lisääntyneet huomattavasti.

– Meillä on avoin Facebook-sivu, jonka kautta tuleviin kysymyksiin on vastattava myös iltaisin. Jos kysymyksissä on vähänkään lääketurvallisuuteen kuuluvaa, meillä lähtee heti sisäisen prosessin mukaiset ilmoitukset vastuuhenkilöille. Lupaamme selvittää asiaa ja palata siihen.

Eräskin kuluttaja tiedusteli, miksi lääkepakkauksissa on niin paljon tyhjää tilaa. Orionilta luvattiin heti selvittää tarkemmin kyseisen lääkepakkauksen kokoa. Kun viestin lähettäjä ei saanut varsinaista vastausta vuorokauden sisällä, hän otti uudelleen yhteyttä ja uhkasi, että seuraavaksi asiaa kysyy Ylen tv-ohjelma Kuningaskuluttaja.

Lilly Korpiola huomauttaa, että sosiaalinen media ei ole enää irrallinen toimija, vaan osa uutisen ekosysteemiä. Sieltä valtavirtamedia poimii uutisia ja juttuideoita.

– Koko julkisuuden logiikka tulee muuttumaan tulevina vuosina voimakkaasti. Silti suomalaisissa yrityksissä ei nähdä, että viestintä on osa strategista johtamista.

Perjantai ja iltapäivä, onkin aika kriisiviestiä!

Keskustelun vetäjä, Apteekkariliiton viestintäjohtaja Erkki Kostiainen kysyy Erkki Palvalta, miksi kriisiviestintää edellyttävät lääkkeiden markkinoiltavedot tapahtuvat usein perjantaisin vähän ennen kello neljää, jolloin viestintävalmius on mediassa keskimääräistä heikompi.

Palva myöntää, että tilanne on ollut Suomen EU-jäsenyyden ajan tämä. Lääkevalmisteiden markkinoiltavedoissa on usein kyse koko EU:n laajuisesta prosessista, joten Fimean tiedottamiseen vaikuttaa eniten Euroopan lääkeviraston kokousrytmi.

– EMA julkaisee tiedotteet perjantaisin, emmekä voi tiedottaa kansallisesti ennen kuin EMAn tiedote on julkaisuvapaa. Aikaeron takia meillä ollaankin silloin jo iltapäivässä. Meillekin on hankalaa, kun asia jää pyörimään mediaan viikonlopun yli.

Keskustelijat keksivät muutamia tapoja, joilla lääkealan kriisiviestintää voitaisiin kehittää. Lääketeollisuus ja viranomaiset voisivat ottaa käyttöön uusia viestintäkeinoja, joilla viesti tavoittaisi kohderyhmät nykyistä nopeammin ja täsmällisemmin.

Lilly Korpiola pitäisi kriisiviestintää tärkeämpinä viestinnän osa-alueina turvallisuus-, häiriö- ja poikkeamatilanneviestintää. Jos ne epäonnistuvat, vasta sitten aletaan puhua kriisiviestinnästä.

– Turvallisuusviestinnässä on kyse kansalaisten turvallisuudentunteen rakentamisesta suhteessa viranomaiseen ja koko toimialaan. Suomessa ei ole tällaista turvallisuusviestinnän kulttuuria, vaan meillä siirrytään normaaliviestinnästä suoraan kriisiviestintään ja hätätilaan.

Orionilla on jo alettu puhua poikkeama-tai poikkeustilantilanteiden hallinnasta. Termillä ei kuitenkaan ole kansalaisten kannalta merkitystä.

– Oleellista on, miten ongelmaan reagoidaan ja miten sitä korjataan, Ormio sanoo.